Ein neuer Job bedeutet mehr als nur eine neue Aufgabe. Für den neuen Mitarbeiter ist es ein kompletter Übergang in einen anderen Lebensabschnitt. Aber während das erste Vorstellungsgespräch für den neuen Job vielleicht viele Stunden, Gespräche und Vorbereitungen in Anspruch genommen hat, ist der Zeitpunkt nach der Unterschrift mindestens genauso entscheidend für den Erfolg der Zusammenarbeit. Hier beginnt der Preboarding-Prozess – ein oft übersehener, aber immens wichtiger Schritt, um Mitarbeiter wirklich zu integrieren und zu begeistern.
Preboarding ist mehr als nur das Vorbereiten von Arbeitsplätzen und dem Erstellen von Nutzerkonten. Es ist die Phase, in der Unternehmen den ersten Eindruck, die erste Verbindung und die erste Bindung mit ihren neuen Mitarbeitenden aufbauen können. Warum es sich lohnt, diesen Prozess sorgfältig zu gestalten, und wie er den gesamten Onboarding-Prozess maßgeblich beeinflusst, erklären wir im Folgenden.
Was ist Preboarding und warum ist es so wichtig?
Preboarding bezeichnet die Zeitspanne zwischen der Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters. Viele Unternehmen neigen dazu, diesen Zeitraum zu vernachlässigen oder ihn als unwichtige Übergangsphase ohne große Bedeutung zu betrachten. In Wirklichkeit ist Preboarding jedoch ein wesentlicher Teil des Onboarding-Prozesses und eine wertvolle Gelegenheit, das Unternehmen in einem positiven Licht zu präsentieren und Unsicherheiten zu minimieren.
Ein gut strukturierter Preboarding-Prozess trägt nicht nur dazu bei, dass der neue Mitarbeiter mit klaren Erwartungen und voller Vorfreude in den ersten Arbeitstag startet, sondern er stärkt auch die emotionale Bindung an das Unternehmen.
Ein effektives Preboarding erfüllt mehrere wichtige Funktionen:
- Reduziert Unsicherheiten: Viele neue Mitarbeitende machen sich bereits vor dem ersten Tag Gedanken, wie der Einstieg wirklich ablaufen wird. Unklarheiten in der Vorbereitung können Frustration und Sorgen auslösen.
- Erhöht das Vertrauen: Indem Unternehmen proaktiv kommunizieren und gut vorbereitet sind, signalisieren sie dem neuen Mitarbeiter: “Wir kümmern uns und sind vorbereitet auf deinen Start.”
- Stärkt das Zugehörigkeitsgefühl: Ein gelungener Start durch Preboarding führt zu einer emotionalen Bindung bereits vor dem ersten Arbeitstag, wodurch sich der Mitarbeiter schneller in das Unternehmen integriert fühlt.
Preboarding in der Praxis: Erfolgreiche Maßnahmen und Beispiele
Ein erfolgreicher Preboarding-Prozess hängt von der richtigen Balance aus informieren, einbinden und wertschätzen ab. Es geht darum, den Mitarbeiter frühzeitig ins Unternehmen zu integrieren und ihm ein Gefühl der Zugehörigkeit zu geben – noch bevor er den Fuß in die Bürotür setzt. Hier einige konkrete Ansätze, wie ein Preboarding effektiv gestaltet werden kann:
1. Kommunikation vor dem ersten Tag
Der Kontakt zum neuen Mitarbeiter sollte direkt nach der Vertragsunterschrift beginnen. Statt dass der Mitarbeiter wochenlang auf seinen ersten Tag warten muss, können Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen:
- Willkommens-E-Mail: Eine herzliche und persönliche E-Mail zeigt von Anfang an, dass der Mitarbeiter willkommen ist. Der Inhalt könnte bereits erste praktische Informationen enthalten, wie Anfahrtswege oder Arbeitszeitmodelle, aber auch ein bisschen “First-Impression-Stimmung” in Form von Videos des Teams oder einer Botschaft des CEOs vermitteln.
- Preboarding-Pakete: Einige Unternehmen schicken bereits vor dem ersten Arbeitstag ein kleines Paket, das beispielsweise das Firmenlogo, nützliche Materialien für die ersten Tage oder auch kleine persönliche Notizen des Teams umfasst. Auch ein Gutschein für ein Mittagessen oder einen Onboarding-Workshop kommt gut an.
- Digitale Begrüßung: Ein kurzes Willkommensvideo von der Führungskraft oder von zukünftigen Kollegen kann dem Mitarbeiter vorab ein Gefühl von Zugehörigkeit und Teamgeist geben.
2. Zugang zu Ressourcen und Tools vor dem ersten Arbeitstag
Preboarding ermöglicht es dem Mitarbeiter, sich vorab mit den wichtigsten Tools und Informationen vertraut zu machen, ohne dass er gleich am ersten Tag von einer Informationsflut überwältigt wird. Hierzu können folgende Elemente gehören:
- Zugänge vorbereiten: Alle relevanten Zugangsdaten für das Firmennetzwerk, Arbeitsplattformen oder Tools können bereits vorab verschickt werden. So kann sich der Mitarbeiter mit den digitalen Arbeitsumgebungen vertraut machen und hat am ersten Tag keine technischen Hürden zu überwinden.
- Einführungsmaterialien: Statische E-Learnings oder Willkommensdokumente zu allgemeinen Prozessen, Firmenwerten und internen Systemen vermitteln den ersten Überblick und helfen, allgemeine Fragen von Anfang an zu klären.
3. Frühe Einführung ins Team
Einen neuen Mitarbeitenden vorab mit dem Team bekannt zu machen, schafft eine vertrauensvolle Atmosphäre und erleichtert den Einstieg:
- Vorab-Teamvorstellung: Stellen Sie dem neuen Mitarbeiter alle relevanten Teammitglieder in einem Online-Dokument oder einer eigenen Gruppe vor – am besten nicht nur mit Jobbezeichnung, sondern auch mit persönlichen Informationen und Bildern. Dies bricht das Eis und erleichtert spätere Begegnungen.
- Virtuelle „Kaffeepause“ oder „Onboarding-Lunch“: Wenn das Unternehmen remote arbeitet oder der Mitarbeiter von zu Hause aus startet, kann ein virtueller Einführungscall mit dem Team organisiert werden. Das Team wird damit nicht nur als menschlich erlebt, sondern auch als ein Ort, der Zusammenarbeit und Kommunikation fördert.
Vorteile eines effektiven Preboardings
Ein strukturierter Preboarding-Prozess hat für Unternehmen weitreichende Vorteile. Er stellt sicher, dass Mitarbeitende mit Vorfreude in den ersten Arbeitstag starten und sich sofort als Teil des Teams fühlen:
- Schnellere Integration: Ein umfassender Preboarding-Prozess spart Zeit beim regulären Onboarding, da der Mitarbeiter bereits eine gewisse Grundorientierung und ein gutes Gefühl für das Unternehmen entwickelt hat.
- Geringere Fluktuation: Mitarbeitende, die sich von Anfang an wertgeschätzt und gut informiert fühlen, tendieren dazu, länger im Unternehmen zu bleiben.
- Wirtschaftliche Effizienz: Guter Preboarding-Prozess bedeutet weniger nachträglichen Aufwand durch Unklarheiten und ein stärkeres Gefühl von Motivation, was sich langfristig auch produktivitätssteigernd auswirkt.
Fazit: Preboarding lohnt sich – für alle
Preboarding ist die Grundlage für jedes erfolgreiche Onboarding, und wird doch von vielen Unternehmen übersehen. Indem Unternehmen ihren neuen Mitarbeitenden vor dem ersten Arbeitstag das Gefühl der Wertschätzung und Zugehörigkeit vermitteln, schaffen sie eine Vertrauensbasis und verhindern Unsicherheiten, die den ersten Arbeitstag trüben könnten. Mit ein wenig Aufwand und der richtigen Planung kann Preboarding entscheidend dazu beitragen, den Erfolg und die Bindung neuer Mitarbeitender zu sichern.
Denn gut durchdachtes Preboarding ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit, die jedes Unternehmen zu einem attraktiveren Arbeitgeber macht.
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