Personalabteilungen haben mit einigen Herausforderungen zu kämpfen. Sie kümmern sich nicht nur um Bewerber und potenzielle neue Mitarbeiter. Sie unterstützen auch Manager, arbeiten eng mit Abteilungsleitern zusammen und sorgen dafür, dass Unternehmen erfolgreich handeln können. Fehlen gute Mitarbeiter und Fachkräfte, fällt das oftmals auf die Personalabteilung zurück. Damit Unternehmen ertragreich und produktiv bleiben können, gilt es daher, sich vermehrt mit dem eigenen HR-Bereich zu befassen.
Wie ist es möglich, Personalabteilungen im Alltagsgeschäft zu entlasten?
Wenn es in einem Unternehmen Schwierigkeiten gibt, wird nicht selten die Personalabteilung dafür verantwortlich gemacht. Diese ist mitunter für die Einstellung von Mitarbeitern verantwortlich. Gleichzeitig kümmert sie sich um Weiterbildungen für das Personal, formuliert Stellenanzeigen, organisiert Bewerbergespräche mit Führungskräften und setzt sich zudem noch mit Gehältern und Sozialleistungen auseinander. Dies sind jedoch nur Teilbereiche des HR-Bereichs. Die Personalabteilung eines Unternehmens hat täglich noch viele weitere Aufgaben zu erledigen. Die Rolle der Personalabteilung hat sich im Laufe der Zeit enorm verändert und ist immer anspruchsvoller geworden. Damit Unternehmen von mehr Erfolg profitieren können, ist eine Entlastung in diesem Rahmen ratsam. Mit ein paar Tipps können Unternehmen Prozesse in der Personalabteilung optimieren und dem eigenen Erfolg gezielt auf die Sprünge helfen.
Tipp 1: Konkreter mit der Personalabteilung kommunizieren
Nicht selten fehlt es im Unternehmensalltag an Zeit. Vorgesetzte und Führungskräfte, die sich jedoch die nötige Zeit nehmen und gezielt mit dem Personalwesen auseinandersetzen, können nicht nur den HR-Bereich verbessern. Das Unternehmen kann auch vorteilhaft diverse Ziele erreichen. Was Unternehmen benötigen, können sie durch den Einsatz von Zeit erhalten. Dazu ist genau zu überlegen, welche Anforderungen Mitarbeiter erfüllen sollten und welche Talente gewünscht werden. Somit lassen sich beim Einstellungsprozess Hürden umgehen und qualifiziertes Personal gewinnen, das exakt auf die ausgeschriebene Stelle passt. Wer also eng mit der Personalabteilung arbeitet, spart nicht nur Ärger, sondern auch Kosten, Zeit und wertvolle Ressourcen. Die Personalabteilung kann sich anschließend anderen Aufgaben widmen und erfolgreicher agieren.
Tipp 2: Digitalisierung optimieren
Zahlreiche Unternehmen arbeiten mit digitalen Prozessen und nutzen diese auch, um den HR-Bereich profitabler zu gestalten. Doch längst werden nicht alle Aufgaben digital gesteuert. Veraltete Methoden sorgen im Wesentlichen dafür, dass Arbeitsabläufe stocken, was wiederum eine reibungslose Zusammenarbeit hinderlich macht. Es ist daher für jedes Unternehmen, das erfolgreich und wettbewerbsfähig bleiben möchte, ratsam, moderne HR-Software in Betracht zu ziehen und mithilfe von adäquaten Tools die Arbeitsabläufe in der Personalabteilung weiterzuentwickeln. Der HR-Bereich kann zufriedenstellender, zeitsparender und aussichtsreicher arbeiten, was auch dem Firmenerfolg zugutekommt.
Tipp 3: Recruiting von anderen Abteilungen überwachen lassen
Die Hauptaufgabe der HR-Abteilung besteht im Grunde, Personal zu beschaffen. Gibt es demnach offene Stellen in einem Unternehmen, muss die Personalabteilung tätig werden. Diese Aufgabe muss jedoch nicht allein der HR-Bereich übernehmen. Es ist von Vorteil, wenn auch Manager und Führungskräfte den Einstellungsprozess überwachen und Personalverantwortlichen zur Hand gehen. Somit lassen sich Recruitingprozesse wesentlich vorteilhafter beschleunigen und Lücken in der Belegschaft zeitnah schließen. Die Bewerberauswahl und auch das Onboarding sollte daher nicht allein der Personalabteilung obliegen, sondern mit anderen Abteilungen, in denen neues Personal gebraucht wird, abgeklärt werden. Das entlastet die Personalabteilung und ermöglicht erfolgreiche Einstellungen.
Tipp 4: Herausforderungen erkennen und Interviews vorbereiten
Viele Personalabteilungen übernehmen die ersten Bewerberrunden und Gespräche mit potenziellen Angestellten. Das ist für die meisten Unternehmen von Vorteil, da der HR-Bereich eine Vorauswahl trifft und Vorgesetzten in gewissem Rahmen die Arbeit abnimmt. Das kann jedoch problematisch sein, wenn die Personalabteilung nicht genau weiß, welche Talente gesucht werden. Hier gilt es, sich mit Verantwortlichen abzustimmen und mit der Personalabteilung die Firmenzukunft zu besprechen. In vorgefertigten, sinnvollen Interviewbögen können Vorgesetzte festlegen, welche Fragen im Bewerberprozess für welche Abteilung hilfreich sind. Dementsprechend fällt es dem HR-Bereich leichter, passende Angestellte zu finden.
Tipp 5: Aufgaben outsourcen, wenn Bedarf besteht
Viele HR-Prozesse betreffen oftmals gar nicht die Personalabteilung. Dennoch wird diese Abteilung mit den Aufgaben betraut und dafür verantwortlich gemacht. In regelmäßigen Meetings lässt sich erläutern, ob die Personalabteilung überlastet ist und welche Aufgaben abgenommen werden können. Besteht erhöhter Bedarf an Zuständigen, kann eine externe Firma helfen, Aufgabenbereiche zu übernehmen. Durch die Abgabe von Aufgaben an Experten handelt ein Unternehmen nicht nur zukunftsorientiert, sondern auch wirtschaftlich. Auch hier ist es natürlich maßgeblich, die Ziele genau zu formulieren, um passgenaue Mitarbeiter für den jeweiligen Bereich zu finden und Profis mit der Erledigung des Personalmanagements zu betrauen.
Fazit
Zahlreiche Unternehmen verfügen über eine Personalabteilung. Doch diese ist oftmals überfordert und kann der Erledigung diverser Aufgaben kaum zufriedenstellend nachkommen. Damit das Unternehmen erfolgreich handeln kann, ist das Personalmanagement zu überdenken und bei Bedarf eine maßgeschneiderte Lösung zu finden. Durch den Einsatz von digitalen Lösungen, Unterstützung von Personalverantwortlichen und externen Mitarbeitern ist es möglich, die Personalabteilung sinnvoll zu optimieren. Das führt schlussendlich zu produktiven Prozessen, die das Unternehmen voranbringen und langfristig zum Erfolg führen.
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